صلاحيات المستخدمين في نظام المقاولات وسجل التعديلات

صلاحيات المستخدمين في نظام المقاولات هي القواعد التي تحدد لكل موظف الشاشات التي يفتحها، والإجراءات التي ينفذها فيها، ونطاق البيانات الذي يراه من فروع وأحياء. ويكمّلها سجل تعديلات يحفظ من أضاف أو عدّل أو حذف، ومتى، وكيف كانت بيانات السجل لحظة التغيير.

يشرح هذا الدليل لمديري التشغيل في شركات مقاولات الكهرباء كيف تُبنى مصفوفة صلاحيات حسب الدور، وكيف تُحصر البيانات جغرافياً، وما الذي ينبغي أن يسجّله سجل التعديلات، وكيف يطبّق ELX ذلك. ونستند في المبادئ إلى الضوابط الأساسية للأمن السيبراني الصادرة عن الهيئة الوطنية للأمن السيبراني بوصفها ممارسةً جيدة يُسترشد بها، لا ادعاءً بالامتثال.

لماذا تهم صلاحيات المستخدمين في نظام المقاولات؟

يمر أمر العمل الواحد على فرق كثيرة: فريق أوامر العمل، ثم فرق الكشفية والتصاريح والتنفيذ، ثم الجودة وشهادة الإنجاز والرسم والمستخلصات، ويعمل إلى جانبها أمناء المستودعات الذين يسجلون حركة المواد. ولكل فريق بيانات يُدخلها، وأخرى يكفيه أن يطّلع عليها.

وبعض هذه البيانات ذو أثر مالي مباشر: كميات البنود وأسعارها في شهادة الإنجاز، والغرامات في المستخلص، وكميات المواد المصروفة والمرتجعة في السندات المخزنية. وحين تكون الصلاحيات أوسع من حاجة العمل تظهر مشكلات مألوفة:

• موظف يعدّل كمية أو سعراً خارج نطاق دوره دون أن يلاحظ أحد.
• مشرف في فرع يطّلع على أوامر فرع آخر وبيانات مشتركيه دون حاجة عملية.
• أمر عمل يُنقل إلى مرحلة أخرى أو يُحذف ولا يُعرف من فعل ذلك ولماذا.
• خلافات مع العميل أو داخل الفريق تُحسم بالآراء لا بالأدلة.

وتنص ضوابط إدارة الهويات والصلاحيات في الضوابط الأساسية للأمن السيبراني (ECC-2:2024) على أن تُمنح الصلاحيات وفق مبادئ الحاجة إلى المعرفة والاستخدام، والحد الأدنى من الصلاحيات، وفصل المهام، مع مراجعة الهويات والصلاحيات دورياً. وتشترط كذلك التحقق متعدد العوامل للدخول عن بُعد وللحسابات ذات الصلاحيات الهامة، وهو جانب يتعلق بالمصادقة ويخرج عن نطاق هذا الدليل الذي يركّز على الصلاحيات وسجل التعديلات.

ما الفرق بين صلاحية الشاشة وصلاحية الإجراء؟

صلاحية الشاشة تجيب عن سؤال واحد: هل يستطيع المستخدم فتح هذه الشاشة أصلاً؟ أما صلاحية الإجراء فتحدد ما يفعله داخلها. فقد يحتاج مراقب الجودة إلى الاطلاع على الحفريات وبنود التنفيذ دون أن يغيّر فيها شيئاً، ولذلك لا تكفي قاعدة «يدخل أو لا يدخل»، بل تُمنح الإجراءات واحداً واحداً.

والنموذج الذي يعتمده هذا الدليل، وهو نفسه المعتمد في ELX، يقسّم صلاحيات الشاشة إلى ثمانية إجراءات:

العرض

فتح الشاشة والاطلاع على سجلاتها ضمن نطاق المستخدم.

الإضافة

إنشاء سجل جديد، مثل أمر عمل أو سند مخزني.

التعديل

تغيير بيانات سجل قائم. وفي شاشات التوزيع يعني إسناد الأمر إلى مستخدم.

الحذف

إزالة سجل، ويُفضَّل أن يكون الحذف منطقياً يبقى أثره قابلاً للتتبع.

تغيير الحالة

تغيير حالة السجل، ومن أمثلته تفعيل عنصر في الأدلة أو إيقافه.

عرض بيانات الآخرين

فتح سجلات أُسندت إلى مستخدمين آخرين، وهي صلاحية إشرافية بطبيعتها.

التحويل

نقل أمر العمل إلى المرحلة التالية، وهو قرار تشغيلي لا مجرد إدخال بيانات.

الاستيراد

إدخال بيانات كثيرة دفعة واحدة من ملفات Excel، ولذلك يُستحسن حصره في أشخاص محددين.

ولفصل التحويل عن التعديل أهمية خاصة: فقد يُدخل الموظف بيانات المرحلة كاملة، ويبقى قرار نقل الأمر لمن يتحقق من اكتمالها. أما حصر الاستيراد فيقلّل خطر أن يتحول ملف واحد خاطئ إلى مئات السجلات الخاطئة.

كيف تحصر بيانات كل مستخدم بفرعه وحيّه؟

الصلاحيات تحدد ماذا يفعل المستخدم، والنطاق يحدد على أي سجلات يفعله. ففي الشركات متعددة الفروع والمناطق والعقود يُربط كل مستخدم بفروعه ومدنه وأحيائه، فلا تظهر له في القوائم ولوحة المؤشرات إلا أوامر نطاقه، بينما يرى مدير النظام الصورة كاملة.

وتساعد المكاتب الإدارية على تنظيم العمل داخل هذا النطاق: يغطي كل مكتب مجموعة من الأحياء (منطقة ثم مدينة ثم حي)، ويُربط كل أمر عمل بمكتبه، فتسهل تصفية الأوامر ومتابعتها حسب المكتب.

ويبقى داخل النطاق نفسه مستوى ثالث هو ملكية السجل: لا يفتح أمر العمل إلا المستخدم المسند إليه أو من يملك صلاحية «عرض بيانات الآخرين». وبهذا يعمل فنيّان في الحي نفسه دون أن يطّلع أحدهما على أوامر الآخر أو يعدّلها.

ما الذي يجب أن يسجّله سجل التعديلات؟

سجل التعديلات المفيد يجيب عن أربعة أسئلة لكل سجل مهم: من غيّره؟ وماذا فعل؟ ومتى؟ وكيف كانت بياناته حينها؟ فإن لم يجب عن السؤال الرابع صار مجرد قائمة أسماء وتواريخ لا تحسم خلافاً.

• اسم المستخدم الذي نفّذ العملية.
• نوع العملية: إضافة أو تعديل أو حذف أو تغيير حالة.
• الجدول أو الوحدة التي وقعت فيها العملية، والسجل المعني.
• التاريخ والوقت.
• لقطة من بيانات السجل وقت العملية.
• تاريخ كامل لكل سجل يُستعرض عند الحاجة.
• ملاحظة إلزامية للعمليات الاستثنائية، مثل تغيير المرحلة يدوياً.

وفرّق بين نوعين من السجلات: سجل العمليات داخل نظام إدارة أوامر العمل، ويجيب عن سؤال من غيّر بيانات أمر العمل أو الأدلة، وسجلات الأحداث السيبرانية التي تغطي البنية التقنية. وتشترط الضوابط الأساسية تفعيل سجلات الأحداث السيبرانية للأصول المعلوماتية الحساسة، وللحسابات ذات الصلاحيات الهامة، ولأحداث الدخول عن بُعد، ومراقبتها باستمرار، والاحتفاظ بها 12 شهراً على الأقل. والنوعان يتكاملان، ولا يغني أحدهما عن الآخر.

ويكتمل السجل حين يكون الحذف منطقياً لا نهائياً: يختفي السجل من القوائم اليومية، لكنه يبقى قابلاً للتتبع بمن حذفه ومتى. أما الحذف النهائي فيمحو الدليل الذي يطلبه المدقق أولاً.

كيف توثّق تغيير مرحلة أمر العمل وإعادة إسناده؟

المسار الطبيعي أن ينتقل الأمر بين مراحل أمر العمل بزر التحويل بعد اكتمال بياناته. لكن الواقع يفرض استثناءات: أمر حُوِّل خطأً، أو موظف غادر وأوامره معلّقة باسمه، أو ضغط عمل يستدعي نقل أوامر بين الفنيين. وهذه الاستثناءات أحوج ما تكون إلى التوثيق.

1. احصر الصلاحية في عدد محدود

   امنح صلاحية تغيير المرحلة وإعادة الإسناد لمشرفين محددين، لا لكل من يعمل على الأوامر.

2. اشترط سبباً مكتوباً

   اجعل ملاحظة التغيير إلزامية، فلا يُحفظ النقل دون سبب يُقرأ لاحقاً.

3. اختر المسؤول الجديد من المخوّلين فقط

   يُختار من يتولى الأمر في مرحلته الجديدة من مستخدمي الحي المصرّح لهم بشاشة تلك المرحلة.

4. احفظ القيمة القديمة والجديدة

   تُسجَّل المرحلة السابقة والجديدة والملاحظة والتاريخ، فيُعرف مسار الأمر كاملاً.

5. راجع التغييرات دورياً

   خصص مراجعة أسبوعية أو شهرية للتغييرات اليدوية؛ فتكرارها في فرع واحد يشير غالباً إلى خلل في الإجراء قبل الأشخاص.

أما إعادة الإسناد فتحتاج إلى شاشة إشرافية تعرض الأوامر المسندة في كل سلة مع المستخدم الحالي وتاريخ الإسناد، ومنها يُنقل الأمر إلى مستخدم آخر أو يُزال إسناده، فيبقى واضحاً من يتحمل مسؤولية كل أمر.

ما نموذج الصلاحيات المقترح لكل دور؟

الجدول التالي نقطة بداية مبنية على الإجراءات الثمانية السابقة وعلى الأدوار الشائعة في شركات مقاولات الكهرباء. عدّله حسب حجم فريقك؛ ففي الشركة الصغيرة قد يجمع شخص واحد بين دورين، وعندها تزداد أهمية سجل التعديلات.

والفكرة الجامعة هي فصل المهام: من يسجّل التنفيذ لا يقيّم جودته، ومن يُعدّ المستخلص لا يعدّل كميات شهادة الإنجاز إلا بصلاحية صريحة، ومن يُدخل السند المخزني لا يحذفه. وحيث لا يسمح حجم الفريق بهذا الفصل، يصبح سجل التعديلات والمراجعة الدورية هما الضابط البديل.

كيف يطبّق ELX الصلاحيات وسجل العمليات؟

ELX نظام سحابي ثنائي اللغة (عربي وإنجليزي) تستضيفه ماتركس وتشغّله، يعمل من المتصفح دون خوادم لدى المقاول، وصُمّم لمقاولي شبكات الكهرباء في المملكة ليدير أمر العمل من تسجيله حتى أرشفته. وتقوم الحوكمة فيه على مصفوفة صلاحيات، وحصر للنطاق، وسجلات تتبع.

في وحدة الصلاحيات والإعدادات يحدد المدير صلاحيات كل مستخدم على كل شاشة من مصفوفة واحدة: العرض، والإضافة، والتعديل، والحذف، وتغيير الحالة، وعرض بيانات الآخرين، والتحويل، والاستيراد من Excel، لكل إجراء أو للشاشة كلها أو لكل الشاشات. ومن لا يملك الصلاحية يُحوَّل إلى صفحة عدم التصريح، ولا تظهر في قائمته الجانبية إلا الشاشات المصرّح بها.

• النطاق: يُربط كل مستخدم بفروعه ومدنه وأحيائه، فتقتصر قوائمه ولوحة مؤشراته على نطاقه، ويرى المدير الكل.
• الملكية: يستلم المستخدم الأمر بزر «فتح» قبل العمل عليه، وبعدها لا يفتحه إلا المسند إليه أو صاحب صلاحية «عرض بيانات الآخرين».
• التحويل المضبوط: زر «تحويل» يتحقق من صلاحية التحويل ومن الحقول والملاحظات والمرفقات الإلزامية قبل نقل الأمر. وفي شاشات التوزيع تنفصل صلاحية العرض عن صلاحية الإسناد.
• سجل العمليات: تُسجَّل في الخلفية عمليات الإضافة والتعديل والحذف وتغيير الحالة في الأدلة وفي وحدات تشغيلية مثل أوامر العمل والمشاريع وتوزيع الأوامر، بالجدول والعملية والمستخدم والتاريخ ولقطة من بيانات السجل، ويتصفح المدير السجل ويفتح التاريخ الكامل لأي سجل.
• تغيير المرحلة يدوياً: في وحدة إدارة أوامر العمل ينقل المخوَّل الأمر إلى أي مرحلة من أمر العمل حتى الرسم، ويختار المسؤول الجديد من مستخدمي الحي المخوّلين بشاشتها، مع ملاحظة إلزامية. ويُحفظ التغيير بقيمته القديمة والجديدة والتاريخ في سجل مستقل.
• إعادة الاستلام: شاشة للمشرف تعرض الأوامر المسندة في سلال المراحل مع المستخدم الحالي، لنقلها إلى مستخدم نشط آخر أو إزالة إسنادها.
• الحذف المنطقي: حذف أوامر العمل والسندات المخزنية والمقايسات حذف منطقي يمكن تتبعه. ولحذف أوامر العمل شاشة بصلاحية مستقلة تطلب التأكيد قبل حذف الأوامر المخزنية المرتبطة معه.
• عزل بيانات المنشأة: تعمل كل شركة بنسخة ويب مستقلة وقاعدة بيانات مستقلة لكل شركة، وتلخّص صفحة الأمان وحوكمة البيانات هذه الضوابط كلها.

ويمكن تعديل اسم أي شاشة أو صلاحية بالعربية والإنجليزية لتطابق مسميات فريقك، وإن احتاج عملك إلى أكثر من ذلك فإن ماتركس تخصّص الشاشات والتقارير والمراحل حسب احتياج كل مقاول. وللتسجيل حدود واضحة: يغطي سجل العمليات الأدلة والسجلات التشغيلية الرئيسية، لا كل نقرة في النظام. وللصورة الأشمل راجع دليلنا عن برامج مقاولات الكهرباء في المملكة.

ما الأخطاء الشائعة في إدارة الصلاحيات؟

• الحسابات المشتركة: حساب واحد لفريق كامل يُفرغ سجل التعديلات من معناه، لأن اسم المستخدم لم يعد يدل على شخص بعينه.
• منح «كل الشاشات» لتسريع البدء: ما يُمنح مؤقتاً يبقى في الغالب، فابدأ بالحد الأدنى وأضف عند الحاجة.
• التوسع في «عرض بيانات الآخرين»: منح هذه الصلاحية للجميع يلغي طبقة الملكية.
• إبقاء حسابات المغادرين: أعد إسناد أوامر المغادر، ثم اسحب صلاحياته وأغلق حسابه فور انتهاء علاقته بالمنشأة.
• غياب المراجعة الدورية: الأدوار تتغير، والصلاحيات لا تتغير معها تلقائياً.
• الخلط بين السجلين: سجل العمليات في النظام لا يغني عن سجلات الأحداث التقنية لدى إدارة تقنية المعلومات.
• الحذف النهائي: إن أمكن محو السجلات نهائياً ضاع أثر التدقيق مع أول خطأ.

وتتصل الصلاحيات أيضاً بحماية البيانات الشخصية، فأمر العمل يحمل اسم المشترك وجواله وعنوانه. راجع دليلنا عن حماية البيانات الشخصية في شركات المقاولات.

وإن أردت أن ترى مصفوفة الصلاحيات وسجل العمليات على ELX بأدوار فريقك الفعلية، اطلب عرضاً توضيحياً.