الفاتورة الإلكترونية للمقاولين: المراحل والمواعيد

كل منشأة مقيمة خاضعة لضريبة القيمة المضافة، بما فيها منشآت مقاولات شبكات الكهرباء، ملزمة بإصدار فواتيرها إلكترونياً وفق قواعد هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وقد طُبّقت الفوترة الإلكترونية على مرحلتين: مرحلة الإصدار منذ 4 ديسمبر 2021، ومرحلة الربط والتكامل مع منصة «فاتورة» منذ 1 يناير 2023 على موجات متتالية، ومنها الموجة الخامسة والعشرون التي أعلنتها الهيئة في 24 يوليو 2026 وموعدها 1 فبراير 2027.

يشرح هذا الدليل المراحل والمواعيد والمتطلبات الفنية، ثم علاقة الفاتورة بالمستخلص، وكيف تجهّز بيانات مستخلصاتك حتى تصدر منها فاتورة صحيحة، وأخيراً دور ELX في ذلك وحدوده.

ما هي الفاتورة الإلكترونية للمقاولين ومن يلتزم بها؟

الفاتورة الإلكترونية فاتورة ضريبية تُصدر وتُحفظ عبر حل إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بدلاً من الفواتير اليدوية. وعبارة «الفاتورة الإلكترونية للمقاولين» لا تعني نظاماً خاصاً بالمقاولات، بل تطبيق القواعد العامة نفسها على منشآت المقاولات، ومنها المنشآت التي تنفّذ أوامر عمل شركة الكهرباء.

ووفق الأسئلة الشائعة التي نشرتها الهيئة، تنطبق مرحلة الإصدار على جميع الخاضعين لضريبة القيمة المضافة عدا غير المقيمين، وعلى كل من يصدر فواتير ضريبية نيابة عنهم. فإذا كانت منشأتك مقيمة وخاضعة للضريبة، فالفوترة الإلكترونية التزام قائم عليها منذ 4 ديسمبر 2021. أما موعد ربط حلّها بمنصة «فاتورة» فتحدده الموجة التي تُبلغها بها الهيئة.

والنسبة الأساسية لضريبة القيمة المضافة في هذه الفواتير 15٪ على جميع السلع والخدمات الخاضعة لها منذ 1 يوليو 2020، بعد أن كانت 5٪.

منصة «فاتورة» (FATOORA)

منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك التي تُربط بها حلول الفوترة الإلكترونية لدى المكلفين في المرحلة الثانية.

مرحلة الإصدار

المرحلة الأولى، وتُلزم بإصدار الفواتير وحفظها عبر حلول إلكترونية متوافقة.

مرحلة الربط والتكامل

المرحلة الثانية، وتُلزم بربط حل الفوترة بمنصة «فاتورة» وإصدار الفواتير وفق متطلبات فنية محددة.

الموجة

فئة من المكلفين تستهدفها الهيئة بموعد ربط محدد، وتُبلغها به قبل ستة أشهر على الأقل.

حل الفوترة الإلكترونية

البرنامج الذي يصدر الفواتير فعلاً، سواء كان جزءاً من برنامج المحاسبة أو نظام تخطيط الموارد أو حلاً مستقلاً.

ما الفرق بين مرحلة الإصدار ومرحلة الربط والتكامل؟

أنهت المرحلة الأولى الفواتير اليدوية، فصارت كل فاتورة تصدر وتُحفظ عبر حل إلكتروني متوافق. أما المرحلة الثانية فتغيّر طريقة عمل الحل نفسه، إذ يُربط بمنصة «فاتورة» وتصدر الفواتير بصيغة منظمة تحمل عناصر تحقق تقنية. ويلخص الجدول الفروق الأساسية بين المرحلتين.

ويلخص الجدول التالي أبرز المحطات الزمنية كما أعلنتها الهيئة:

من تشمل الموجة الخامسة والعشرون وما موعدها؟

أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في 24 يوليو 2026 الموجة الخامسة والعشرين من مرحلة الربط والتكامل. وتشمل المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة 187,500 ريال في أي عام من الأعوام 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، وعلى هؤلاء ربط حلول الفوترة الإلكترونية بمنصة «فاتورة» في موعد أقصاه 1 فبراير 2027.

ولقراءة المعيار بدقة انتبه إلى نقطتين. الأولى أن الحد يُقاس بالإيرادات الخاضعة للضريبة كما ورد في الإعلان. والثانية أن تجاوزه في عام واحد من الأعوام الأربعة يكفي، فالمقاول الذي تجاوز الحد في عام 2023 وحده ثم تراجعت إيراداته يدخل في النطاق وفق نص الإعلان. ويبقى إشعار الهيئة الموجّه إلى منشأتك هو المرجع في تحديد موجتها.

وتُبلغ الهيئة كل مكلف بموجته قبل ستة أشهر على الأقل من موعد ربطه، وقد جاء إعلان الموجة 25 قبل موعدها بأكثر من ستة أشهر بقليل. وعند كتابة هذا الدليل في سبتمبر 2026 لم يبقَ على الموعد سوى أربعة أشهر تقريباً، وهي مدة قصيرة إن لم يكن حل الفوترة لديك جاهزاً للربط بعد.

1. تحقّق من النطاق

   راجع إيراداتك الخاضعة للضريبة لكل عام من 2022 إلى 2025، وتابع إشعار الهيئة الموجّه إلى منشأتك.

2. راجع حل الفوترة

   اسأل مزوّد الحل عن جاهزيته لمرحلة الربط وللمتطلبات الفنية الموضحة في القسم التالي.

3. دقّق بيانات المصدر

   أرقام المستخلصات وأوامر الشراء والقيم والغرامات والضريبة هي ما ستُبنى عليه الفواتير.

4. حدّد المسؤوليات

   من يعتمد المستخلص، ومن يصدر الفاتورة، ومن يتابع المستخلصات المعتمدة التي لم تصدر فواتيرها بعد.

5. ضع جدولاً زمنياً

   أنجز الربط قبل الموعد بوقت كافٍ، لا في أسابيعه الأخيرة.

ما المتطلبات التقنية للفاتورة في مرحلة الربط؟

حدّد قرار الضوابط والمتطلبات الفنية للفوترة الإلكترونية (قرار المحافظ رقم 62738 وتاريخ 23/11/1443هـ) شكل الفاتورة في مرحلة الربط. هذه المتطلبات ينفذها حل الفوترة تقنياً، لكن فهمها يساعدك على طرح الأسئلة الصحيحة على مزوّد الحل.

لا يُدخل المحاسب هذه العناصر يدوياً، فالحل يولّدها عند إصدار كل فاتورة. ومسؤوليتك أن تختار حلاً جاهزاً لمرحلة الربط، وأن تزوّده ببيانات صحيحة ومكتملة.

وإذا كنت تفاضل بين نظام شامل يغطي المحاسبة والفوترة ونظام متخصص في تشغيل أوامر العمل، فاقرأ مقارنة نظام ERP بالنظام المتخصص للمقاولين.

ما علاقة المستخلص بالفاتورة الإلكترونية؟

المستخلص مطالبة تعاقدية يرفعها المقاول إلى صاحب العمل بقيمة الأعمال المنجزة والمعتمدة، بعد خصم الغرامات وإضافة الضريبة. أما الفاتورة الضريبية فمستند نظامي تحكمه قواعد الفوترة الإلكترونية، ويصدر من حل متوافق. ويتناولهما هذا الدليل مستندين منفصلين وإن تطابقت أرقامهما، فإن كان المستند الذي ترفعه إلى صاحب العمل يؤدي عندك دور الفاتورة الضريبية، فيلزم أن يصدر هو نفسه من حل متوافق. والطريقة المناسبة لعقودك يحددها مستشارك الضريبي.

• المستخلص: يثبت ما يستحقه المقاول بموجب العقد، ويقوم في عقود أوامر عمل الكهرباء على شهادات إنجاز أوامر عمل مكتملة.
• الفاتورة الضريبية: تصدر إلكترونياً من حل متوافق، وتُربط بمنصة «فاتورة» عند حلول موجة المنشأة.
• الرابط بينهما: أرقام المستخلص المعتمد، أي صافي القيمة والضريبة وإجمالي الفاتورة، هي المدخلات التي تُبنى عليها الفاتورة.

والنتيجة العملية أن أي خطأ في المستخلص ينتقل إلى الفاتورة: كمية غير صحيحة في شهادة الإنجاز، أو غرامة مسجّلة على أمر غير أمرها، أو رقم أمر شراء خاطئ. وأي تصحيح بعد الإصدار يمر عادة بإشعار دائن أو مدين، وهذه الإشعارات تخضع بدورها لصيغة XML في مرحلة الربط. لذلك يبدأ ضبط الفاتورة من ضبط المستخلص.

للتفاصيل عن مكونات المستخلص وطريقة حسابه بمثال، راجع دليل المستخلص. وللفرق بينه وبين الشهادة التي يقوم عليها، اقرأ شهادة الإنجاز والمستخلص.

كيف تجهّز بيانات المستخلصات للفوترة؟

الفاتورة الإلكترونية لا تكون أدق من البيانات التي تُبنى عليها. وقبل أن تنتقل أرقام أي مستخلص إلى من يصدر الفواتير، راجع هذه القائمة:

• رقم المستخلص ورقم أمر الشراء مسجّلان ومطابقان لمستندات صاحب العمل.
• لكل أمر عمل في المستخلص شهادة إنجاز مكتملة بكمياتها وأسعار عقده.
• كل غرامة مسجّلة على الأمر الذي تخصه، ومعها سندها.
• نسبة الضريبة المستخدمة هي النسبة السارية، والنسبة الأساسية 15٪ منذ 1 يوليو 2020.
• صافي القيمة والضريبة وإجمالي الفاتورة مراجَعة لكل أمر وللمستخلص كاملاً.
• تاريخ اعتماد المستخلص مسجّل، ومعروف من يتولى إصدار الفاتورة.
• الرقم الضريبي والسجل التجاري للمنشأة محدّثان في كل الأنظمة.
• مرفقات المستخلص وشهاداته محفوظة في مكان واحد يسهل الرجوع إليه عند المراجعة.

أخطاء شائعة تربك الفوترة

• أخذ الأرقام من مسودة أو جدول جانبي بدلاً من المستخلص المعتمد نفسه.
• حساب الضريبة في المستخلص بطريقة وفي الفاتورة بطريقة أخرى، فتختلف الأرقام بين المستندين.
• تكرار نسبة الضريبة في جداول متفرقة، فيصعب ضمان أنها واحدة في كل مكان.
• خلط أوامر عمل من عقود مختلفة في مطالبة واحدة، فتختلط الأسعار وأرقام أوامر الشراء.
• ترك مستخلصات معتمدة دون فاتورة لأن أحداً لم يُكلَّف بمتابعتها.

ما دور ELX في الفوترة الإلكترونية وأين يقف؟

ELX نظام سحابي ثنائي اللغة تستضيفه ماتركس وتشغّله، يعمل من المتصفح دون خوادم لدى المقاول، وصُمّم لمقاولي شبكات الكهرباء في المملكة. يدير أمر العمل من تسجيله حتى أرشفته، والمستخلصات آخر مراحله. ودوره في الفوترة محدد: يجهّز أرقام المستخلص ويحسب ضريبته، ولا يصدر الفاتورة الإلكترونية. تفاصيل الوحدة في صفحة المستخلصات وشهادات الإنجاز.

1. إنشاء المستخلص

   يُسجَّل رقم المستخلص ورقم أمر الشراء وتاريخ الإعداد والملاحظات.

2. استيراد أوامر العمل

   بعد اختيار العقد ووصف العمل، يستورد النظام أوامر العمل المطابقة التي لها شهادات إنجاز، ومعها قيمة شهادة كل أمر.

3. الغرامات والضريبة

   تُدخل الغرامة لكل أمر، فيحتسب النظام صافي القيمة وضريبة القيمة المضافة بالنسبة المضبوطة في الإعدادات وإجمالي الفاتورة لكل أمر والإجمالي العام.

4. المرفقات

   تُرفق مستندات المستخلص به ليبقى ملف المطالبة كاملاً في مكان واحد.

5. الاعتماد والأرشفة

   يبقى المستخلص معلّقاً حتى يُدخل تاريخ الاعتماد، وعندها تنتقل أوامره إلى الأرشيف تلقائياً.

تُضبط نسبة الضريبة مرة واحدة في الإعدادات العامة ضمن الصلاحيات والإعدادات والأدلة ولا تُكتب في كل مستخلص، ويحدد المدير صلاحيات كل مستخدم على كل شاشة. ويُحفظ في ملف المنشأة سجلها التجاري ورقمها الضريبي. أما «إجمالي الفاتورة» فهو الاسم الافتراضي لحقل محسوب في المستخلص، وليس فاتورة ضريبية صادرة.

وللمتابعة تعرض لوحة المؤشرات المستخلصات المعلّقة مقابل المعتمدة. ومن شاشة المستخلصات يتصفح فريق المالية كل مستخلص وتفاصيل كل أمر فيه، من القيمة والغرامة إلى الضريبة وإجمالي الفاتورة، فيقارنها بالفواتير الصادرة من حل الفوترة لديه.

ولأن الامتثال لا يقف عند الضريبة، فقد يهمك أيضاً دليل نظام حماية البيانات الشخصية للمقاولين. وإن أردت أن ترى مسار المستخلص من شهادة الإنجاز حتى الاعتماد، اطلب عرضاً توضيحياً.