متابعة رخص الحفر لكل أمر عمل: دليل عملي للمقاول

رخصة الحفر ليست ورقة تُحفظ في ملف جانبي، بل شرط لبدء الحفر في موقع أمر العمل الذي يحتاج إليها. فإذا تأخر طلبها تأخر التنفيذ، وإذا انتهت مدتها قبل اكتمال الحفر بقي العمل في الموقع دون رخصة سارية. لذلك يحسن أن يتابع مقاول شبكات الكهرباء كل رخصة مربوطةً بأمر العمل الذي صدرت له، لا في جدول منفصل عنه.

يشرح هذا الدليل البيانات التي تُسجَّل لكل رخصة، وطريقة ربطها بالكشفية ثم بالتنفيذ، والتعامل مع مدة الرخصة وتاريخ انتهائها، وإعداد خطاب طلب التصريح، وما يتغير في الحفر الطارئ، ثم كيف يتابع ELX رخص الحفر داخل مسار أمر العمل.

لماذا تكون متابعة رخص الحفر على مستوى أمر العمل؟

متابعة رخص الحفر على مستوى أمر العمل تعني أن يحمل كل أمر بيانات رخصته: هل يحتاج إلى تصريح أصلاً، وأين وصل الطلب، ومتى تبدأ الرخصة ومتى تنتهي. فأمر العمل هو الوحدة التي تنتقل بين الفرق، من الكشفية إلى التصاريح فالتنفيذ ثم الجودة وشهادة الإنجاز حتى المستخلص، والرخصة جزء من هذا المسار لا ملف مستقل عنه.

وقد تُنسَّق عدة مشاريع حفر معاً قبل إصدار رخصها؛ إذ تتيح منصة بلدي لممثلي الجهات في مكاتب تنسيق المشاريع طلب تنسيق عدة مشاريع حفر داخل النطاق العمراني. لكن التنفيذ والجودة وشهادة الإنجاز تجري لكل أمر عمل على حدة، فيجب أن يعرف كل أمر رخصته.

• منع البدء دون رخصة: لا يتسلم فريق التنفيذ أمراً يحتاج إلى تصريح قبل تسجيل رخصته.
• كشف الأوامر المعطلة: ترى أي الأوامر ما زالت تنتظر الرخصة ومنذ متى.
• ضبط المدة: تاريخ انتهاء الرخصة معروف لكل أمر جارٍ في التنفيذ.
• توثيق التأخير: رقم الطلب وتاريخه دليل جاهز عند تبرير تأخر المرحلة.
• المسؤولية النظامية: تنص وزارة البلديات والإسكان على أن وجود مقاولين من الباطن لا يعفي المقاول الرئيسي من المسؤولية عن المخالفات، فالمتابعة الدقيقة تحمي المقاول الرئيسي أولاً.

ما البيانات التي يجب تسجيلها لكل رخصة؟

سجل الرخصة الجيد يجيب عن ثلاثة أسئلة دون الرجوع إلى أحد: ما الذي طُلب ومتى، وما الذي صدر، وإلى متى يسري. وهذه الحقول هي الحد الأدنى:

وتذكر وزارة البلديات والإسكان ضمن اشتراطات رخصة الحفر الجديدة مستندات يحسن أن تبقى في مرفقات الأمر، أو في متناول فريق التصاريح على الأقل:

• ملفات Shape لمسارات الحفر.
• خطة للسلامة والأمن في الموقع وفق دليل التحكم المروري، وخطة مرورية عند الحاجة إلى إغلاق الطريق.
• سجلات تجارية سارية للمقاول الرئيسي والمقاولين من الباطن طوال مدة الحفر حتى صدور شهادة الإخلاء.
• شهادات سارية لتصنيف مقدمي خدمات المدن، وما يثبت تأهيل المقاولين لدى الأمانة.

ولتفاصيل الاشتراطات ومدد المعالجة وأنواع التصاريح راجع دليل رخصة حفر بلدي، وللسلامة في الموقع راجع دليل اشتراطات السلامة في مواقع الحفر.

كيف تربط الرخصة بالكشفية وبمرحلة التنفيذ؟

يبدأ ملف الرخصة من الكشفية، وتنتهي مرحلة التصاريح عند تسليم الأمر للتنفيذ، أما الرخصة نفسها فتبقى سارية حتى تاريخ انتهائها. فالمعاينة الميدانية هي التي تحدد هل يحتاج العمل إلى تصريح، وتسجّل أنواع الحفر وأطوال مساراتها وإحداثيات الموقع، وهي بيانات يحتاجها فريق التصاريح لتجهيز الطلب.

1. الكشفية تحدد الحاجة

   يسجّل فريق الكشفية نتيجة المعاينة وأنواع الحفر وأطوالها، ويحدد «يحتاج إلى تصريح» بنعم أو لا. والأمر الذي لا يحتاج إلى تصريح ينتقل مباشرة إلى التنفيذ.

2. تجهيز الطلب

   يراجع فريق التصاريح ملفات الكشفية وأمر العمل، ويجهّز المستندات، ويرسل خطاب طلب التصريح إلى الجهات المعنية.

3. تسجيل الطلب

   يُسجَّل رقم الطلب وتاريخه فور تقديمه، ومن هنا يبدأ توثيق زمن الانتظار.

4. تسجيل الرخصة

   بعد صدور الرخصة يُدخَل رقمها وتاريخ بدايتها ومدتها وتاريخ انتهائها والبلدية، وتُرفق نسختها.

5. التسليم للتنفيذ

   يُحوَّل الأمر إلى المشاريع أو التوصيلات حسب جهة التنفيذ، ويكون تاريخ انتهاء الرخصة معروفاً لفريق التنفيذ.

وقد يعود الأمر من التصاريح إلى الكشفية إذا ظهر ما يستدعي مراجعة المعاينة، فميّز الأوامر المعادة من التصاريح حتى لا تختلط بالأوامر الجديدة؛ وفي ELX تُصفّى سلة توزيع الكشفية بحالة «معاد من التصاريح». ولفهم المعاينة نفسها راجع دليل الكشفية في أوامر عمل الكهرباء.

كيف تتعامل مع مدة الرخصة وتاريخ انتهائها؟

للرخصة تاريخ بداية وتاريخ انتهاء، وأي تأخير في تجهيز الموقع أو المواد يستهلك من أيامها. وقد أعلنت وزارة البلديات والإسكان في مارس 2024 لائحة جديدة لرخص الحفر حددت مدة رخصة أعمال الحفر العامة كما يلي:

وتخص هذه المدد رخص أعمال الحفر العامة، إذ تحدد اللائحة مدداً أخرى لأنواع أخرى من التصاريح، والمرجع العملي دائماً هو تاريخ الانتهاء المدوَّن في الرخصة نفسها. وبحسب الإعلان نفسه يجري التنسيق عبر خدمة «نسق» في منصة بلدي لتفادي الأضرار وتكرار الأعمال.

أما طلب رخصة الحفر الجديدة فتذكر الوزارة أن مدة معالجته من يوم إلى يومين، وأن الرسوم تختلف حسب نطاق المشروع وتُحسب بحاسبة الرسوم في بلدي، ولا تصدر الرخصة إلا بعد سدادها.

عملياً، تعامل مع تاريخ الانتهاء على أنه موعد نهائي للحفر لا لأمر العمل كله:

• احسب من تاريخ الانتهاء: اطرح منه زمن الحفر المتوقع وزمن تجهيز الموقع، لتعرف آخر يوم يمكن أن يبدأ فيه العمل في الموقع.
• اربط موعد الطلب بالجاهزية: إذا لم تكن المواد أو الفريق جاهزين عند صدور الرخصة، فقد تُستهلك أيامها في الانتظار.
• راجع تواريخ الانتهاء أسبوعياً: أعدّ قائمة بالأوامر الجارية في التنفيذ وتواريخ انتهاء رخصها، وابدأ بالأقرب.
• عالج احتمال التجاوز مبكراً: إذا بدا أن العمل سيتجاوز مدة الرخصة، فتحقق مما تتيحه أنظمة البلدية السارية قبل تاريخ الانتهاء لا بعده، ووثّق ما اتُّخذ من إجراء في ملاحظات الرخصة ومرفقاتها.

كيف تُعدّ خطاب طلب التصريح وترسله؟

خطاب طلب التصريح مراسلة تنقل بيانات أمر العمل إلى الجهة التي تتولى تقديم الطلب أو اعتماده. وكلما خرج الخطاب من بيانات الأمر نفسه قلّت أخطاء النسخ اليدوي: رقم أمر خاطئ، أو حي مختلف، أو وصف عمل ناقص.

أما طلب الرخصة الرسمي فيُقدَّم إلكترونياً فقط عبر بوابة بلدي وتطبيقها، ويستخدم الخدمةَ ممثلو جهات الخدمات، ومنها شركات الكهرباء، في مكاتب تنسيق مشاريع البنية التحتية بالأمانات. فالخطاب يسبق الطلب الرسمي أو يرافقه، ولا يحل محله.

وقبل إرسال الخطاب، تأكد من اكتمال عناصره:

• رقم أمر العمل واسمه ورقم العقد.
• الفرع والحي والعنوان ووصف العمل.
• عنوان التصريح المطلوب ومدته.
• المرفقات اللازمة، مثل ملفات الكشفية ومسارات الحفر.
• قائمة المستلمين الصحيحة، مع نسخة لمن يلزم داخلياً.
• مراجعة النص قبل الإرسال، وحفظ تاريخ الإرسال مع سجل الأمر.

ويوفّر القالب الموحّد الوقت ويحافظ على اتساق المراسلات: تكتب النص الرسمي مرة واحدة، وتضع فيه حقولاً تُعبّأ من بيانات كل أمر، ثم تراجعه وتعدّله عند الحاجة قبل الإرسال.

ماذا تفعل مع تصاريح الحفر الطارئة؟

الأعطال المفاجئة لا تنتظر دورة الطلب المعتادة. وتغطي رخصة الحفر الطارئة، بحسب وزارة البلديات والإسكان، حالات مثل هبوط الأرض وانقطاع كابلات الكهرباء أو الهاتف وكسر أنابيب المياه أو الصرف أو الغاز.

المهلة الحرجة هنا هي الساعات الأربع والعشرون الأولى، فاجعل متابعة تقديم الطلب الرسمي مع الجهة التي تتولاه مسؤوليةَ شخص محدد في كل وردية، وسجّل وقت البلاغ بدقة لأنه بداية العدّ. ولإدارة هذه الأوامر نفسها راجع دليل إدارة أوامر الصيانة والطوارئ.

كيف تتابع رخص الحفر في ELX؟

ELX نظام سحابي ثنائي اللغة لمقاولي شبكات الكهرباء، تستضيفه ماتركس وتشغّله، ويعمل من المتصفح دون خوادم لدى المقاول، ويدير أمر العمل من تسجيله حتى أرشفته. والتصاريح فيه مرحلة من مراحل أمر العمل ضمن وحدة الكشفية ورخص الحفر، لها شاشتها وفريقها وتزمينها.

• توجيه من الكشفية: يحدد فريق الكشفية هل يحتاج العمل إلى تصريح؛ فإن احتاج تحوّل الأمر إلى التصاريح، وإلا انتقل إلى المشاريع أو التوصيلات حسب جهة التنفيذ.
• سجل رخصة لكل أمر: تاريخ الطلب ورقمه، ورقم الرخصة، وتاريخ البداية والمدة والانتهاء، والبلدية، والملاحظات والمرفقات. وتعرض الشاشة رقم عدم الممانعة المسجّل على أمر العمل، وحالة الرخصة مفتوحة أو مغلقة.
• حقول إلزامية قبل التحويل: لا يُحوَّل الأمر إلى التنفيذ حتى تكتمل بيانات الطلب والرخصة والتواريخ والبلدية، وعند التحويل تُسجَّل الرخصة مغلقة.
• ملفات المراحل السابقة: يطّلع فريق التصاريح على ملفات الكشفية وأمر العمل من شاشة التصريح نفسها.
• خطاب طلب التصريح: يعبّئ النظام قالب «طلب تصريح» تلقائياً ببيانات الأمر (رقمه واسمه ورقم العقد والفرع والحي والعنوان ووصف العمل، وعنوان التصريح ومدته)، فيراجعه المستخدم ويعدّله في محرر نصوص منسّق، ثم يرسله بالبريد الإلكتروني إلى عدة عناوين عبر خادم البريد المضبوط في الإعدادات، ولكل قالب مستلمون افتراضيون.
• توزيع وتنبيه: يدخل الأمر مرحلة التصاريح مباشرة أو عبر سلة توزيع، وعندما يُسنده الموزّع منها لمستخدم يصله تنبيه فوري داخل النظام. وعند انتقال الأمر لمرحلة جديدة يرسل ELX رسالة تيليجرام، وواتساب عند تفعيله، لمن لهم صلاحية عرض شاشة تلك المرحلة وفعّلوا الإشعارات.

وضمن إدارة أوامر العمل يحدد مدير النظام لمرحلة التصاريح مدة بالأيام تُحتسب من التحويل أو من الاستلام، ويمكنه إلزام مبرر تأخير مع مرفقاته قبل تحويل الأمر المتأخر. وتعرض لوحة المؤشرات لمرحلة التصاريح الأوامر ضمن التزمين مقابل المتأخرة، ويفتح الضغط على الجزء المتأخر قائمة بأوامره والمستخدم الذي لديه كل أمر. وللتوسع في ضبط المدد راجع دليل التزمين في أوامر العمل.

وتبقى بيانات الرخصة جزءاً من تاريخ الأمر: يعرض التقرير الشامل لأمر العمل قسماً للتصريح فيه رقم الرخصة والبلدية ورقم الطلب وتاريخه والبداية والنهاية والمدة والحالة، ويُنزَّل التقرير ملفَّ PDF أو يُطبع. ويصل إليه المستخدم من بحث «موقف طلب» في الشريط العلوي برقم الأمر أو اسمه، وتجمع شاشة المرفقات الموحّدة ملفات كل المراحل مع تنزيلها في ملف ZIP.

ولأن التنبيه الآلي بالانتهاء غير موجود، اجعل تزمين مرحلتي المشاريع والتوصيلات أقصر من مدة الرخصة المعتادة لديك بهامش كافٍ، ليظهر الأمر المتأخر في القوائم ولوحة المؤشرات قبل أن يقترب موعد انتهاء رخصته. لكن التزمين يُحتسب من تحويل الأمر إلى المرحلة أو من استلامه فيها، لا من تاريخ بداية الرخصة، وهو رقم واحد للمرحلة لا يطابق كل رخصة؛ لذا يبقى إنذاراً مبكراً يكمّل المراجعة الأسبوعية لتواريخ الانتهاء ولا يغني عنها.

أما أوامر الصيانة والطوارئ فتسير في ELX في مسار مستقل لا يمر بمرحلة التصاريح؛ يُسجَّل فيه رقم البلاغ وتاريخه، وتُرفع الملفات بأسماء مرجعية، فأرفق فيه ما يثبت الموافقة المبدئية وطلب الرخصة الطارئة. وتبقى متابعة مهلة الأربع والعشرين ساعة مسؤولية الشخص المكلّف في الوردية.

اطلب عرضاً توضيحياً لترى مرحلة التصاريح في ELX، من الكشفية حتى التسليم للتنفيذ.

ما الذي يراجعه منسق التصاريح كل أسبوع؟

المتابعة المنتظمة أهم من أي أداة. وهذه قائمة قصيرة تصلح لاجتماع أسبوعي لفريق التصاريح:

• كل أمر أشارت كشفيته إلى الحاجة إلى تصريح موجود في مرحلة التصاريح، أو تجاوزها برخصة مسجلة.
• كل طلب مقدَّم له رقم وتاريخ مسجلان، ولا طلب معلّق دون متابعة.
• الأوامر المتجاوزة لتزمين التصاريح لها مبرر تأخير مع ما يثبته.
• الأوامر الجارية في التنفيذ روجعت على تواريخ انتهاء رخصها، وأُبلغ فريق التنفيذ بالأقرب منها.
• نسخة الرخصة ومستنداتها الداعمة مرفقة بأمر العمل.
• أي احتمال لتجاوز مدة الرخصة رُفع للإدارة قبل تاريخ الانتهاء بوقت كافٍ.

ومن الأخطاء التي تستحق الانتباه: إدخال الرخصة بعد بدء الحفر لا قبله، والاكتفاء برقم الرخصة دون تاريخ انتهائها، وحفظ المراسلات في بريد شخصي بعيداً عن سجل الأمر.